10 Fehler, die Sie bei einer postalischen Spendenkampagne vermeiden sollten

2. Mangelnde Zielgruppenanalyse:

Eine wichtige Grundlage für eine erfolgreiche Spendenkampagne ist die Kenntnis Ihrer Zielgruppe. Wer sind Ihre Spendenden? Welche Interessen, Werte und Bedürfnisse haben sie? Eine gründliche Zielgruppenanalyse ermöglicht es Ihnen, maßgeschneiderte Botschaften und Ansprachen zu entwickeln, die Ihre Zielgruppe ansprechen. Auch hier gilt: Die eine universelle Kampagne für alle gibt es nicht. Segmentieren Sie Ihre Spendenden nach Spendenverhalten, Bedürfnissen und Interessen. Jede dieser Gruppen sollte individuell angesprochen werden.

3. Vernachlässigung der Datenqualität:

Wenn Sie eine postalische Spendenkampagne durchführen, sind genaue und aktuelle Adressdaten unerlässlich. Viele machen den Fehler, nicht sicherzustellen, dass ihre Datenbank auf dem neuesten Stand ist. Adressänderungen, fehlerhafte Adressen und Duplikate können Ihre Kampagne erheblich beeinträchtigen. Investieren Sie daher in die Pflege Ihrer Datenbank, um teure Versandfehler zu vermeiden. Denn eins ist klar: Jedes Mailing, das nicht korrekt zustellbar ist, verursacht nur Kosten. Nutzen Sie REGELMÄSSIG die Dienstleistungen von Partnern, die sich auf die Bereinigung von Adressbeständen spezialisiert haben.

4. Langweilige oder unklare Kommunikation:

Ihre Kommunikation sollte ansprechend und klar sein. Verzichten Sie auf langweilige oder verwirrende Botschaften. Stellen Sie sicher, dass Ihre Briefe, Broschüren und andere Materialien gut geschrieben, visuell ansprechend und verständlich sind. Nutzen Sie Geschichten und Bilder, um Ihre Botschaft lebendig zu gestalten. Auch hier gilt: Versuchen Sie nicht alle Informationen, die Ihnen vorliegen, in ein Mailing zu packen. Die Empfangenden wissen es zu schätzen, wenn Sie die Informationen sauber und klar verständlich strukturieren. Zeigen Sie Ihre Kampagne einer Person, die nicht im Thema ist und fragen Sie, ob das Mailing verständlich aufbereitet ist und vor allem, ob deutlich wird, warum gespendet werden soll.

5. Fehlende Personalisierung

Ein alter Hut, aber immer wieder ein Ärgernis, das Spendende abstößt, ist eine fehlende oder falsche Personalisierung. In einer hochdigitalisierten Welt sind wir es gewohnt, persönlich und individuell angesprochen zu werden. Eine falsche Anrede oder ein falsch geschriebener Name fallen sofort negativ auf. Was würden Sie sagen, wenn ein langjähriger Freund Ihren Namen immer und immer wieder falsch schreibt?
Versuchen Sie auch textlich auf die Spendenden einzugehen: „Sehr geehrter Herr Mustermann, Sie haben dieses Projekt bereits im vergangenen Jahr unterstützt und so dazu beigetragen, dass dies und das realisiert werden konnte. Wir freuen uns, wenn Sie auch diesmal …“ klingt einfach persönlicher als „Bitte unterstützen Sie dieses wichtige Projekt mit einer Spende.“
In der Regel lässt sich dies über eine eigene Laserversion steuern. Die Daten sollten Sie in Ihrer Datenbank haben.

6. Kein klarer Call-to-Action (Handlungsaufforderung):

Ihre Spendenden sollten wissen, was Sie von ihnen erwarten. Es ist ein leicht vermeidbarer Fehler, keine klare Handlungsaufforderung in Ihre Botschaften einzubeziehen. Sagen Sie deutlich, wie Spendende Sie unterstützen können und was ihre Hilfe konkret bewirken wird. Zeigen Sie, welchen Unterschied die Spende machen wird. Werden Sie dabei möglichst konkret und anschaulich. Eine individuelle Shoppinglist, die Spendenvorschläge abgestimmt auf das bisherige Spendenverhalten macht, kann dazu beitragen, die Spenden gezielt zu erhöhen.

7. Fehlende Follow-up-Strategie:

Eine erfolgreiche Spendenkampagne endet nicht mit dem Versand der Briefe. Kein Follow-up zu planen, ist eine verschenkte Chance. Legen Sie eindeutige Schritte fest, wie Sie mit Spendenden in Kontakt bleiben, um Dankbarkeit auszudrücken, über Fortschritte zu berichten und um weitere Unterstützung zu bitten. Die Beziehungspflege ist entscheidend für langfristige Bindungen.

8. Unzureichende Vorbereitung auf Rückfragen:

Es ist wichtig, sich auf mögliche Rückfragen von potenziellen Spendenden vorzubereiten. Setzen Sie darum auf ein geschultes Team und formulieren Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQs). Es kann zu Verunsicherung führen und das Vertrauen der Spendenden beeinträchtigen, wenn diese das Gefühl bekommen, die Organisation weiß nicht so richtig, was sie tut. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden, die Kontakt zu Ihren Spendenden haben können, früh genug alle Informationen zu Kampagnen erhalten und sich auf Rückfragen einstellen können.

9. Fehlende Danksagung:

Das Versäumnis, angemessen Dankeschön zu sagen, kann die Spenderbindung beeinträchtigen. Spenden ohne eine angemessene Anerkennung oder Bestätigung zu behandeln, sollte zwingend vermieden werden. Senden Sie rechtzeitig Dankesbriefe, um die Wertschätzung Ihrer Organisation zu zeigen.

10. Fehlende Integration in den gesamten Fundraising-Mix:

Sie sollten Ihre postalische Spendenkampagne nicht isoliert betrachten. Binden Sie diese in Ihre Gesamt-Fundraising-Strategie ein. Entwickeln Sie ein Konzept, wie ihre postalische Spendenkampagne mit Online-Fundraising, Veranstaltungen und anderen Aktivitäten verbunden werden kann, um Synergien zu schaffen.