von Marike Ziehmann
Das Notfall-Konzept: Flexibel bleiben auch in Krisenlagen
Das Jahr 2020 hat uns gelehrt: Krisen lauern überall. Manchmal bauen sie sich schleichend auf, manchmal schlagen sie mit gnadenloser Härte und ohne Vorwarnung ein. Doch immer erfordern sie schnelle Reaktionen und flexibles Handeln.
Es ist also sinnvoll, ein Notfall-Konzept zu erstellen. Überlegen Sie sich dafür drei Dinge:
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Den Inhalt
Konzipieren Sie ein Package, das Sie in einer Notsituation verschicken wollen. Setzen Sie ganz minimalistisch auf Hülle, Anschreiben und Zahlschein? Oder legen Sie auch noch einen Flyer über Ihre Organisation bei? Bereiten Sie für alle Bestandteile die Templates vor. Dann steht das Layout und Sie können sich auf die aktuellen Inhalte konzentrieren. So sparen Sie wertvolle Zeit.
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Das Material
Damit das zuvor definierte Package auch kurzfristig produziert werden kann, muss das entsprechende Material zur Verfügung stehen. Halten Sie Vordrucke für die notwendigen Bestandteile in ausreichender Stückzahl vorrätig.
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Die Adressen
Wie beim Package, so auch bei den Adressen: Überlegen Sie im Vorfeld, nach welchen Kriterien selektiert werden und welche Versionen es geben soll. Das gilt sowohl für ein Mailing an Ihren bestehenden Spenderstamm als auch für eine Neuspender-Kampagne.
Tipp: Überprüfen Sie Ihr Notfall-Konzept und alle Bestandteile einmal pro Jahr. Dabei werden Ihnen Stolpersteine auffallen. Zum Beispiel, ob die Abläufe reibungslos ineinandergreifen oder ob die Templates noch aktuell sind. Während des Tests haben Sie genug Zeit, dort nachzubessern, wo nachgebessert werden muss. Im Fall einer Katastrophe ist es dafür zu spät.
Von der Planung zur fertigen Kampagne
Wenn schnell Hilfsgelder akquiriert werden müssen, stellt sich die Frage, auf welchem Wege Sie am besten an Ihre Unterstützer herantreten. Der Klassiker ist dabei das Not-Mailing. Dieses sollte schnellstmöglich von den Spendern wahrgenommen werden. Wenn dann noch die Notlage medial begleitet wird, verstärkt das die Wirkung Ihres Briefes.
Haben Sie ein gut funktionierendes Notfall-Konzept und einen erfahrenen Full-Service-Dienstleister mit 24-Stunden-Notfall-Betreuung an Ihrer Seite, kann die Postauflieferung binnen eines bis zwei Tagen erfolgen. Das gelingt jedoch nur, wenn interne und externe Abläufe aufeinander abgestimmt sind und sowohl Sie als auch Ihr Dienstleister feste Ansprechpartner bestimmt haben.
Dann ist noch zu klären, ob Sie allein auf die Spendenkraft Ihrer bestehenden Spender setzen oder auch potenzielle Neuspender mit in den Adress-Pool aufnehmen. Denn in einer Notlage ist die allgemeine Spendenbereitschaft höher. Besprechen Sie mit Ihrem Dienstleister, welche Adressen im Notfall eingesetzt werden sollen. Im Idealfall werden diese in regelmäßigen Abständen vorselektiert und dabei gegen Ihre Bestandsadressen abgeglichen. So sind die Adressen permanent sofort einsatzbereit.
Die richtige Begleitkampagne finden
Für welche Variante Sie sich auch entscheiden, begleitend auf Fundraising-Telefonie zu setzen, ist in jedem Fall sinnvoll. Ein Anruf ist oft schneller getätigt, als ein Brief verschickt werden kann. Nutzen Sie den Anruf, entweder um das Mailing anzukündigen (was die Öffnungsrate und damit die Responsequote deutlich steigert) oder um gleich um eine (Lastschrift-)Spende zu bitten.
Auch Spenden-Aufrufe per E-Mail oder in den sozialen Medien können sinnvoll sein. Hier gilt es ein paar Dinge zu beachten:
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Nutzen Sie starke Bilder: Authentische Bilder des Krisengebiets werden mehr Aufmerksamkeit auf sich ziehen als Stockfotos ohne Botschaft.
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Bringen Sie Ihre Aussage kurz und knapp auf den Punkt. Gerade bei Online-Medien ist die Aufmerksamkeitsspanne niedrig und eine E-Mail oder ein Post sind schnell beiseite geschoben, wenn sie als nicht relevant eingestuft werden.
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Jedes Medium hat seine Eigenheiten. Einen Leitfaden zum Umgang mit Social Media finden sie hier.
Bei Fragen oder Anregungen zu unserem Newsletter wenden Sie sich gerne an E-Mail: fundraising-echo@saz.com.
