von Ralph Davids
Männlich, weiblich, Taucher: Datenformulare und ihre Tücken
Vielleicht fragen Sie sich, was die genannten Themen verbindet. Des Rätsels Lösung lautet: Datenbanken. Doch bevor der eine, die andere oder Taucher im Allgemeinen gelangweilt den Zurück-Button klicken, sei der Hinweis erlaubt, dass es weniger um die Technik als um die Folgen geht, wenn selbige nachlässig oder allzu kreativ eingesetzt wird. Also um Pleiten, Pech und Pannen, die gerade dann besonders lustig sind, wenn sie anderen passieren.
Nehmen wir das an Ausprägungen nicht gerade arme dritte Geschlecht. Wie dieses in Online-Formularen genannt werden soll, wird derzeit intensiv diskutiert. Gern genommene Varianten sind: „sonstiges“ (was von Betroffenen nicht selten und noch weniger zu Unrecht als herabwürdigend empfunden wird), das sehr technische „inter*/divers“ oder das schlichte „keine Angabe“. Dass es durchaus kreativer geht, zeigt die ansonsten für ihre Originalität nicht bekannte Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein. Bei der Anmeldung zur Corona-Impfung konnten Interessierte zwischen den Optionen „männlich“, „weiblich“ und „Taucher“ wählen. Wer sich nun ob seiner Leidenschaft für den gepflegten Unterwassersport als priorisiert wähnte, wurde enttäuscht. Es handelte sich schlicht um einen (hoffentlich automatisch erzeugten) Übersetzungsfehler, der aus dem englischen „divers“ das deutsche „Taucher“ gemacht hatte.
Lerneffekt Nr. 1: Nehmen Sie sich die Zeit und prüfen Sie Ihr Online-Formular per Hand. Insbesondere wenn Sie die Formulare nicht selbst erstellen, sondern einkaufen. Mindestens genauso wichtig: Prüfen Sie im Vorfeld das Datenformat der Adressen, die durch das Formular generiert werden. Dieses sollte zu 100 Prozent automatisiert in Ihre Datenbank importiert werden können. Das erspart die lästige und wiederum fehleranfällige manuelle Bearbeitung.
Das Runde muss ins Runde
Wir alle kennen noch das Geschicklichkeitsspiel für das aufgeweckte Kleinkind, bei dem Bauklötzchen mit unterschiedlichen Formen durch entsprechende Löcher in einen Kasten geschoben werden mussten. Wie stolz waren wir, wenn Nachgeborene die Aufgabe unter Zuhilfenahme geistiger Fähigkeiten und nicht unter Einsatz von Schlagwerkzeugen zu lösen suchten. Man wünschte sich, die Kinder von damals würden das so Erlernte heute im Umgang mit Datenbanken beherzigen.
Denn auch hier gilt: Das Runde gehört ins Runde und eben nicht ins Eckige! Oder anders: Wo beispielsweise Postleitzahl draufsteht, gehört auch eine Postleitzahl rein! Und zwar nur eine Postleitzahl möchte man mit Verve hinzufügen. Bei häufig genutzten Feldern halten sich die Anwender gewöhnlich an die Regeln. Selten genutzte Felder wie beispielsweise „Adresszusatz“ verleiten hingegen gerade dazu, hier vermeintlich wichtige Adressinformationen zu parken, die anderenorts kein Zuhause finden. Mit zum Teil für Außenstehende amüsanten Ergebnissen.
Lerneffekt Nr. 2: Auch, wenn wir uns nicht gerne in unserer Kreativität einschränken lassen, treffen Sie Vorkehrungen, dass Formularfelder in einer Datenbank nur so genutzt werden können, wie es vorgesehen ist. In das Feld Postleitzahl gehören bei einer deutschen Adresse eben nur fünf Ziffern und auch im Feld Rufnummern haben Buchstaben nichts zu suchen. Nein, auch nicht zur Hinterlegung von Erreichbarkeiten.
Schon Helmut Kohl wusste: Entscheidend ist, was hinten rauskommt
Eine Datenbank ist natürlich kein Selbstzweck. Sie dient dem höheren Ziel einer möglichst persönlichen Kommunikation mit Spendern und Interessenten. Darum ist es wichtig, dass Adressen zielgenau selektiert werden können. Kurzgesagt: Entscheidend ist, was hinten rauskommt. Damit das Ergebnis nicht dem entspricht, was die meisten wohl spontan mit dem Kohlschen Zitat assoziieren, sollte man sich im Vorfeld einer Selektion genau überlegen, welche Merkmale in welcher Kombination abgerufen werden und – mindestens genauso wichtig – welche Kriterien dazu führen, dass eine Adresse eben nicht selektiert wird.
Als zweckdienlich hat sich hierbei erwiesen, wenn die Datenbankfelder sprechende und eindeutige Bezeichnungen haben. Ansonsten kann es Ihnen ergehen wie einer mittelgroßen NGO. Die Selektion war wohlüberlegt und bis ins Detail abgestimmt. Allerdings wurde aufgrund einer kryptischen Feldbezeichnung ein kleines, aber nicht gänzlich unbedeutendes Häkchen falsch gesetzt. Anstatt die Verstorbenen bei der Selektion auszuschließen, wurden genau diese als Empfänger selektiert und auch angeschrieben. Das Mailing erzielte eine gewaltige Resonanz. Allerdings nicht im ursprünglich geplanten Sinne. Glück im Unglück: Es zeigte sich aber, dass auch Tote mitunter gute Spender sind. Von einer Nachahmung raten wir dennoch dringend ab.
Lerneffekt Nr. 3: Ziehen Sie sich vor dem Druck unbedingt mindestens zehn Stichproben und prüfen Sie die selektierten Adressen per Hand auf Korrektheit und Plausibilität. Versuchen Sie dabei auch „Adress-Exoten“ zu berücksichtigen, die vom herkömmlichen Adressaufbau abweichen. Gerade an Adressen, die sich aus vielen Formularfelder zusammensetzen (Adelstitel, Adresszusatz, Ortsteil etc.) erkennen Sie, ob Adressen nicht nur korrekt selektiert, sondern auch richtig aufgebaut sind. Auch das Vier-Augen-Prinzip hat schon manche Katastrophe verhindern können.
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