von Mareike Behrens
Von wegen Formalie: Die Zuwendungsbestätigung kann mehr
Nach dem Spendenjahr ist vor dem Spendenjahr: Für viele gemeinnützige Organisationen beginnt das neue Jahr mit dem Versand der Zuwendungsbestätigung für die Steuererklärung der Förderer. Eine Liste unserer Kompakt-Tipps finden Sie am Ende des Artikels.
Während das Finanzamt bei Zuwendungen bis zu 200 Euro (sogenannte Kleinspenden) als Nachweis den Bareinzahlungsbeleg oder die Buchungsbestätigung des Kreditinstituts akzeptiert, verlangt es für die steuerliche Anerkennung größerer Beträge eine nach einem amtlich vorgeschriebenen Muster ausgestellte Spendenbescheinigung.
Kontrolle muss sein
Die Formulare müssen immer den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, die sich häufig ändern. So ist beispielsweise seit dem Jahr 2017 in der Anlage zur Sammelbestätigung der Posten „Rücküberweisung auf Ihre Spende“ auszuweisen. Um bei den gesetzlichen Vorgaben immer auf dem neuesten Stand zu sein und keine unliebsamen Überraschungen zu erleben, empfehlen wir dringend, das aktuelle Dokument von einem Steuerberater überprüfen zu lassen.
Porto sparen
Der Versand der Bescheinigung verursacht nicht nur viel Arbeit, sondern auch mehr Portokosten als ein herkömmliches Dialogpostmailing. Da in der Zuwendungsbestätigung individuelle Spenderdaten eingedruckt werden, muss sie als voll frankierter Brief die Reise zu den Förderern antreten. Um den Rahmen für die Portokosten nicht völlig zu sprengen, sollten Sie sich den sogenannten Teilleistungsrabatt der Deutschen Post AG sichern. Hierzu müssen Sie mit der Deutschen Post einen Vertrag über Teilleistungen BZA Brief abschließen. Weitere Voraussetzungen sind unter anderem die Einlieferung von mindestens 5.000 überregionalen Briefsendungen im Format Standard oder Kompakt sowie eine Vorsortierung nach Postleitzahlen (hier sind die ersten beiden Ziffern der Postleitzahl maßgeblich). Bei überregionalen Sendungen werden für einen Standardbrief in Abhängigkeit der Sendungsmenge 28 bis 41 Prozent Rabatt gewährt. Lassen Sie sich hierzu von Ihrem Lettershop beraten.
Ein kleines Wort von großer Bedeutung
Richtig umgesetzt wird sich das Zuwendungsbestätigungsmailing langfristig auch finanziell für Sie lohnen. Denn es ist ein perfektes Mittel zur Spenderbindung. Der Begleitbrief eignet sich hervorragend, um auf die gemeinsam mit dem Spender erreichten Erfolge des vergangenen Jahres zurückzublicken. Eine bessere Gelegenheit, dem Spender einmal von Herzen zu danken und ihm zu zeigen, wie wichtig seine Unterstützung für die Arbeit der Organisation ist, gibt es kaum! Legt man dem Mailing dann noch ein passendes Incentive wie beispielsweise einen kleinen Taschenkalender bei, machen sich der hohe Arbeitsaufwand und die Portokosten mehr als bezahlt.
In Kürze alles Wichtige zum Versand der Sammelzuwendungsbestätigung
Gesetzliche/formale Vorgaben
- Lassen Sie die Zuwendungsbestätigung zu Ihrer Sicherheit von einem Fachmann überprüfen. Wer eine falsche Spendenbescheinigung ausstellt, kann dafür haftbar gemacht werden; der Steuerzahler kann seine Spende nicht absetzen.
- Achten Sie auf die korrekte Bezeichnung: Die Zuwendungsbestätigung darf nicht "Spendenquittung" heißen.
- Dieser Aufbau der Zuwendungsbestätigung ist verpflichtend:
- Bezeichnung und Adresse des Ausstellenden
- Name und Adresse des Spendenden
- Höhe der Geldspende
- Datum, an dem die Spende geleistet wurde
- die Anerkennung der Gemeinnützigkeit durch das Finanzamt
- weitere Angaben und Hinweise
- Abschlusshinweise am Ende der Bescheinigung
- Der zugewendete Betrag muss in Ziffern und Buchstaben benannt werden. Bei der Benennung in Buchstaben ist es nicht zwingend erforderlich, dass der zugewendete Betrag in einem Wort genannt wird. Die Buchstabenbenennung der einzelnen Ziffern ist ausreichend.
- Erfolgt der Nachweis in Form einer Sammelbestätigung, muss der Gesamtbetrag in der Anlage in alle Einzelzuwendungen aufgeteilt werden.
- Vermeiden Sie Fettungen und andere gestalterische Besonderheiten. Diese sind nur in Ausnahmefällen erlaubt.
- Der Ausstellende muss unterscheiden, ob es sich um Geld- oder Sachzuwendungen handelt.
- Es ist darauf zu achten, dass die Zuwendungsbestätigung nur eine DIN A4-Seite umfasst und sich die Angaben auf dieser nur auf die Spende beziehen.
- Andere Mitteilungen dürfen auf die Zuwendungsbestätigung nicht gedruckt werden.
- Die Verwendung eines Briefpapiers mit einem Logo, Emblem oder Wasserzeichen der Organisation ist zulässig.
- Leiten Stiftungen des öffentlichen Rechts Zuwendungen an Körperschaften im Sinne des § 5 Absatz 1 Nummer 9 KStG weiter, ist der Hinweis zu den haftungsrechtlichen Folgen der Ausstellung einer unrichtigen Zuwendungsbestätigung und zu deren steuerlichen Anerkennung wie folgt zu fassen: Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Zuwendungsbestätigung erstellt oder veranlasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Zuwendungsbestätigung angegebenen steuerbegünstigten Zwecken verwendet wird, haftet für die entgangene Steuer (§ 10b Absatz 4 EStG, § 9 Absatz 3 KStG, § 9 Nummer 5 GewStG).
Orientieren Sie sich bei der Erstellung der Zuwendungsbestätigung an den Musterformularen des Bundesfinanzministeriums (Link siehe unten).
Postbestimmungen
- Wegen der eingedruckten individuellen Spenderdaten muss die Zuwendungsbestätigung als voll frankierter Brief verschickt werden. Um Porto zu sparen, können Sie das Angebot der Deutschen Post nutzen und Ihre Aussendung im Rahmen von BZA-Teilleistungen einliefern.
So optimieren Sie das Spenden
- Erhöhen Sie die Öffnungsquote durch einen Hinweis auf dem Briefumschlag, dass das Schreiben wichtige Unterlagen enthält.
- Legen Sie dem Mailing unbedingt einen Zahlschein bei!
- Versenden Sie die Zuwendungsbestätigung mit einem Begleitbrief. Sagen Sie Ihren Spendern darin „Danke“ und benennen Sie die Ziele für das neue Jahr.
- Legen Sie dem Zuwendungsbestätigungsmailing ein kleines Incentive bei.
- Gehen Sie im Begleitschreiben individuell auf Ihre Spender und deren geleistete Unterstützung ein. Bei Mehrfach-Spendern können Sie auf die letzte oder die höchste Spende eingehen. Der erhöhte Personalisierungsaufwand macht sich in jedem Fall bezahlt!
Weitere Tipps
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Spendertelefon nach dem Versand der Zuwendungsbestätigung kontinuierlich besetzt ist. Erfahrungsgemäß ist das Zuwendungsbestätigungsmailing das mit den meisten Rückfragen.
- Denken Sie schon im Vorfeld daran, dass Sie auch Zweit-/Ersatzschriften und Korrekturschriften benötigen werden.
Hier finden Sie die Musterformulare des Bundesfinanzministeriums.
Sie haben noch Fragen zum Versand Ihrer Zuwendungsbestätigung?
Dann stehen wir Ihnen gern zur Verfügung: fundraising-echo@saz.com, Tel. +49 (0)5137 88-1444
