Kolumnist Dr. Christoph Müllerleile meint ...
Foto: © Dr. Christoph Müllerleile Von Dr. Christoph Müllerleile
Es ist erstaunlich, wie viele Organisationen auf den Versand von „Zuwendungsbestätigungen“ verzichten. Dabei sind die volkstümlichen Spendenquittungen doch ein Fundraisinginstrument erster Klasse. Neben der frühen Akquise von Mitglieds- und Förderbeiträgen eignen sie sich bestens dazu, Beitragserhöhungen, Einzugsermächtigungen, datenschutzrechtliche Erlaubnisse und Dateiergänzungen zu erlangen.
Ich weiß natürlich, dass Spenden und Beiträge bis zur Höhe von 200 Euro auch ohne gesonderte Bestätigung steuerlich geltend gemacht werden können. Aber wenn das Finanzamt sehen will, ob und auf welcher Grundlage die begünstigte Organisation freigestellt ist, geraten doch manche Spenderinnen und Spender ins Grübeln. Nicht jede Indienhilfe und jeder Vogelbeobachtungsverein ist bundesweit bekannt, und die Zeit, im Internet zu recherchieren, wird sich nicht jeder Finanzbeamte nehmen.
Auf jeden Fall ist jede gemeinnützige Organisation gut beraten, Zuwendungsbestätigungen auszustellen und zwar möglichst bald nach dem 31. Dezember. Immerhin ist ja viel Zeit, sich im Laufe des Jahres auf dieses Datum einzustellen. Wer allerdings bis jetzt noch nie Zuwendungsbestätigungen automatisch in größerer Zahl ausgestellt hat, wird das zumindest bis Januar nicht mehr hinbekommen. Denn einmal falsch ausgestellte Spendenbescheinigungen lassen sich kaum noch zurückholen, und können dann zum Spenden-GAU der Organisation werden.
Also einmal angenommen, Sie sind gut vorbereitet und auch technisch in der Lage, kleinere Nachjustierungen in der Programmierung bis zum Jahresbeginn vorzunehmen, dann sollten Sie jetzt eine Aktion wie „Fangen Sie Ihr Jahr gut an“ oder „Mein Glücksjahr“ starten. Sie versenden im Januar einen einfach gestalteten Brief an alle Fördernden und lassen Hinweise weg wie „Für Sie ganz persönlich“ oder „Wichtige persönliche Unterlagen für Sie“ und aus Sicherheitsgründen auch „Spendenquittung beiliegend“. Nehmen Sie einen grauen Fensterumschlag mit Adresse und Absender im Fenster.
Im Brief bedanken Sie sich für die im vergangenen Jahr geleisteten Beiträge und Spenden, bitten um baldige Überweisung des Beitrags für 2019, kündigen den Einzug der Lastschrift mit Datum an, fragen dabei, ob die Kontonummer noch stimmt, regen an, den Beitrag freiwillig zu erhöhen und sagen auch warum, bitten um Einzugsermächtigung mit SEPA-Lastschriftmandat, weil Sie dann Hilfe zuverlässiger planen können, bieten den elektronischen Newsletter für laufende Informationen an, bitten um Zustimmung zur Erfassung und Nutzung von Geburtstag, Telefon, E-Mail-Adresse, fragen an, ob er oder sie nicht auch Mitglied werden oder die bisherige Dauerspende in eine Fördermitgliedschaft umwandeln möchte, fragen an, wer aus dem Bekanntenkreis sich für Ihre Organisation interessieren könnte. Eine vorgedruckte Erklärung sollte abtrennbar angefügt, ein kleiner Antwortumschlag beigefügt werden.
Die Responsemöglichkeit sollte es natürlich auch im Internet geben, und zwar gleich zu einer Landeseite wie www.musterhilfe-gluecksjahr.de und einem Glücksjahr-Button auf der Homepage, der direkt zur Landeseite führt. Dort findet sich das Responseformular in elektronischer Form wieder.
Der einfach gestaltete Brief ist also kein einfaches Einheitsschreiben, sondern ein komplexes Gebilde mit vielen Variationen, die aber eine gut programmierte Datenbank eigentlich hinbekommen müsste. Wer Wert auf persönlichen Dialog legt, darf den Aufwand individueller Differenzierung nicht scheuen, selbst auf das Risiko hin, dass einige der Briefe inhaltlich daneben liegen, wie das Schreiben an den kürzlich verstorbenen Wohltäter, dessen Witwe die Organisation gerade kondoliert hat und dem nun mit Zusendung der Spendenquittung herzlich für das 2018 gezeigte Engagement gedankt wird, verbunden mit dem Wunsch, noch viele Jahre gesund zu bleiben und weiter so aktiv zu spenden wie bisher.
Der Autor ist freier Fachautor für Fundraising und Philanthropie. Der Kommentar stellt seine persönliche Meinung dar. Kontakt: muellerleile@fundraising-buero.de