von Marike Ziehmann
Spendermailings sind für viele Non-Profit-Organisationen das Werkzeug der Wahl, wollen sie Spendengelder akquirieren. Doch was nützt das beste Anschreiben, wenn der Brief direkt vom Briefkasten in den Papierkorb wandert? Gerade bei Neuspenderkampagnen zeigt die Erfahrung: Wird der Brief nicht erwartet und kann der Empfänger den Absender nicht zuordnen, findet er nur selten Beachtung – ergo bleiben auch die Spenden aus.
Wie schafft man nun, dass das Mailing geöffnet wird und der Angeschriebene auch noch spendet? Man stellt sicher, dass der Brief erwartet wird.
1. Garantierter Erfolg mit dem PreCall
Der PreCall ist besonders effektiv. © Adobe Stock
Der PreCall als telefonische Vorankündigung eines Mailings ist die effektivste Methode, um die Response-Rate deutlich zu erhöhen. Organisationen können damit eine Steigerung um das 3,5- bis 4-Fache der Response-Rate erzielen. Die potenziellen Spender der vorausgewählten Adressliste werden beim PreCall telefonisch kontaktiert und auf das Mailing aufmerksam gemacht. Wichtig ist, den PreCall zeitnah vor dem Versand durchzuführen und im Gespräch auf ein besonderes Erkennungsmerkmal auf der Hülle hinzuweisen. Damit wird eine Erwartungshaltung beim Empfänger erzeugt und der potenzielle Spender weiß, woran er den Brief erkennt. Folglich steigt die Wahrscheinlichkeit, dass er den Brief öffnet und auch tatsächlich spendet.
Der PreCall hat einen weiteren großen Vorteil: Briefe an Empfänger, die schon am Telefon kein Interesse signalisiert haben, müssen erst gar nicht verschickt werden.
Die telefonische Vorankündigung eignet sich sowohl für Neuspenderkampagnen als auch für Kampagnen, die sich an den bestehenden Spenderstamm richten.
2. PreMail: so einfach wie effektiv
Mit der PreMail erreichen Sie schnellstmöglich alle verfügbaren Adressen. © Adobe Stock
Die „kleine Schwester“ des PreCalls ist die PreMail. Der Aufwand ist hier denkbar gering. Anstelle eines Anrufs erhalten die ausgewählten Empfänger am Tag der Postauslieferung eine E-Mail. In dieser wird das Spenden-Mailing kurz beschrieben. Um welches Thema geht es in dem Brief? Warum ist es so wichtig? Der Pluspunkt der PreMail ist, dass die Hülle abgebildet wird. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Brief erkannt wird. Der Zeitaufwand ist ein weiterer Vorteil der PreMail, denn per E-Mail können in kürzester Zeit alle verfügbaren Adressen erreicht werden.
Die Steigerung der Response-Rate liegt hier bei etwa einem Prozentpunkt. Eine Beispielrechnung zeigt, die PreMail lohnt sich! Angenommen, eine NPO verschickt ein Spendermailing mit einer Auflage von 10.000, von denen die E-Mail-Adresse bekannt ist. Die durchschnittliche Spende liegt bei 30 Euro und die Response-Rate bei 8 Prozent. Ohne PreMail liegen die Spendeneinnahmen bei 24.000 Euro und mit PreMail bei 27.000 Euro. Das ist eine Steigerung um 3.000 Euro, die Sie durch den Versand einer einzigen E-Mail erreichen.
Die PreMail kann natürlich auch optimal als Ergänzung für den PreCall eingesetzt werden. Alle Spender, die telefonisch nicht erreicht wurden, erhalten stattdessen eine E-Mail.
Die PreMail eignet sich insbesondere für Kampagnen, die sich an bestehende Spender richten, da von diesen häufig E-Mail-Adressen vorliegen.
3. Ressourcen schonen mit kluger Planung
Kluge Planung ist die Quintessenz. © Adobe Stock
Schonen Sie Ihre Ressourcen mit einer telefonischen Vorankündigung oder einer Ankündigung per E-Mail! Hierdurch steigern Sie die Öffnungsrate und damit automatisch die Responserate Ihrer Kampagne. Gleichzeitig setzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen effizienter ein, da Sie den Streuverlust durch nicht geöffnete oder unerwünschte Mailings reduzieren.
4. Mit professioneller Beratung die optimale Methode finden
Bei der passenden Wahl hilft Ihnen ein Marketing-Berater. © Adobe Stock
Ob Sie sich für den PreCall, für die PreMail oder eine Kombination daraus entscheiden, hängt auch von Ihrer Kampagne ab. Eine Pauschallösung gibt es nicht. Welche Methode Sie für Ihr Spendermailing letztlich wählen, ist eine Fallentscheidung. Das hängt unter anderem auch von Ihrem Budget und der Verfügbarkeit von E-Mail-Adressen und Rufnummern ab. Unsere Tipps: Sammeln Sie so viele E-Mail-Adressen und Rufnummern wie möglich! Suchen Sie sich einen Partner, der Sie dabei unterstützt. SAZ bietet Ihnen exklusiv eines der größten verfügbaren Verzeichnisse deutscher Telefonnummern, das täglich auf den neuesten Stand gebracht wird. Dadurch stehen – verglichen mit anderen Verzeichnissen – 20 bis 30 Prozent mehr Rufnummern zur Verfügung. So erreichen Sie deutlich mehr Spender als bei der reinen Nutzung Ihrer eigenen Daten. Durch den Einsatz des SAZ-eigenen Callcenters, das für diese Art der Kampagnen eigene Prozesse entwickelt hat, schonen Sie zusätzlich auch Ihre personellen Ressourcen.
Bei Fragen zu PreCall und PreMail stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sprechen Sie uns einfach an unter: E-Mail: marketing@saz.com oder Tel. +49 5137 88 1444.