von Michael Kolbe und Marike Ziehmann
Seit Monaten gibt es für Papierpreise nur eine Richtung: nach oben. Als wäre dies für Fundraiser nicht ärgerlich genug, plant die Deutsche Post AG auch noch eine Portoerhöhung. Lösungen sind gefragt, denn höhere Papier- und Portokosten treiben schließlich auch den finanziellen Aufwand für Mailings in die Höhe.
Papierbedarf steigt, der Preis geht mit
Der Bundesverband des Deutschen Papiergroßhandels (BVdDP) sieht die Ursachen für die international steigenden Preise unter anderem in einer Verknappung des Angebots und steigenden Energiepreisen. Auch Mehrkosten im Bereich Logistik (Stichwort Benzinkosten und Mindestlohn) würden auf den Preis umgelegt. Hinzu käme nach Angaben der Papierbranche die stark erhöhte Papiernachfrage in Asien. Insbesondere China benötige aufgrund der wachsenden Wirtschaft immer mehr Papier und dementsprechend auch Rohstoffe für die eigene Papierindustrie.
Wenn Adressen als „nicht zustellbar“ markiert sind, kann sich ein zweiter Blick lohnen.
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Portoerhöhung kann auch Mailings betreffen
Postchef Frank Appel forderte vom Bundeswirtschaftsministerium eine Änderung der Portoberechnung für Standardbriefe und erhielt vom Bundeskabinett die Genehmigung für den Antrag. Eine Portoerhöhung dürfte also noch in diesem Jahr Realität werden.
Auch wenn für Fundraiser vor allem die Dialogpost als Versandart relevant ist, gibt es Aussendungen, die sehr wohl von der anstehenden Erhöhung betroffen sind. Dazu zählen beispielsweise Zuwendungsbestätigungen. Ob die Frankierung für Standardbriefe nun auf 80 Cent oder 90 Cent angehoben wird ist noch offen, teurer werden sie aber gewiss. Bei einer Preissteigerung von bis zu 29 Prozent rechnen Branchenkenner auch mit Portoerhöhungen für Geschäftskunden-Produkte.
Adresspflege zahlt sich aus
Der Preisanstieg in der Papierbranche wird sich voraussichtlich fortsetzen und auch beim Porto könnten auf Fundraiser Mehrkosten zukommen.
„Obwohl Spendenorganisationen, die regelmäßig per Brief um Spenden werben, nur äußerst bedingt Einfluss auf die Porto- und Papierkosten haben, bleibt ihnen dennoch ein äußerst effizienter Hebel, steigende Kosten auszugleichen“, erklärt Georg Brinkmann, Geschäftsführer der SAZ Services GmbH. „Mit einer optimal umgesetzten Bereinigung des Adressbestandes können Streuverluste und damit Kosten deutlich reduziert werden.“
Was sich einfach anhört, ist in der Praxis deutlich komplexer. Im Wesentlichen können die Bereinigungsprodukte in drei Bereiche gegliedert werden:
- Aktualisierung veralteter Adressen (neue Anschrift ist bekannt)
- Markierung von unzustellbaren Adressen (vorliegende Adresse nicht aktuell, die neue Anschrift ist aber nicht bekannt)
- Markierung von Verstorbenen
Neben den Bereinigungsprodukten spielen noch weitere Faktoren eine wichtige Rolle. Beispielsweise die Frage, ob die Informationen aus der Aktualisierung einmal genutzt oder dauerhaft in die Datenbank aufgenommen werden sollen. So macht es bei aktiven Spendern in der Regel Sinn, den Eintrag in der Datenbank zu aktualisieren. Bei einmaligen Kampagnen kann es hingegen sinnvoll sein, die Bereinigung nur für die einmalige Nutzung durchzuführen.
Georg Brinkmann, Geschäftsführer der SAZ Services GmbH © SAZ Services
„Letztlich gibt es keine Patentlösung, die für alle Organisationen und Einsatzzwecke gelten würde“, so Georg Brinkmann weiter. „Es hängt immer vom Kampagnenziel, der Auflage und dem zur Verfügung stehenden Adressmaterial ab. Hier ist es sinnvoll, sich im Vorfeld unabhängig beraten zu lassen“.
Neben den schon jetzt erwähnten Punkten, gibt es noch einen weiteren, wichtigen Aspekt, der oft unberücksichtigt bleibt: Welchen Wert hat ein Spender für die Organisation? Da es auch hier große Unterschiede gibt, sollten nicht alle Adressen über einen Kamm geschoren werden. Während es Sinn macht, die Adressen von Kleinspendern nach einer negativen Auskunft nicht mehr zu nutzen, sollte die Adressbereinigung bei guten Spendern immer mehrstufig erfolgen.
„Wir empfehlen unseren Kunden dringend, gute Spender, deren Adressen nicht mehr aktuell sind bzw. zu sein scheinen, nach einer Adressbereinigung noch einmal gezielt anzusprechen. Das kann zum Beispiel ein vollfrankierter Brief sein, der zu Ihnen zurückkommt, wenn die Adresse tatsächlich nicht zustellbar ist. Bei besonders guten Spendern macht es sogar Sinn, diese anzurufen. Denn nicht selten wird bei einem Umzug die alte Rufnummer mitgenommen. Unsere Kunden sind immer wieder erstaunt, wie viele Top-Spender plötzlich wieder erreichbar sind, wenn wir sie telefonisch nach der aktuellen Adresse fragen“, erklärt Georg Brinkmann.
Die SAZ Gruppe bietet eine effektive Kombination aus eigenen Adress-Services und denen der Deutschen Post an – natürlich aufeinander abgestimmt und überschneidungsfrei. „Uns ist wichtig, dass Kunden keine Überraschungen erleben“, betont Georg Brinkmann, „daher bieten wir im Vorfeld einer Bereinigung ein sogenanntes Adress-Audit an. Dabei prüfen wir, wie viele Adressen wir in den verschiedenen Varianten bereinigen könnten und sagen dem Kunden ganz genau, mit welchen Kosten er kalkulieren kann. Allein durch die Portoeinsparung refinanziert sich die Adressbereinigung oft sofort. Einsparungen bei den Produktionskosten durch eine sinnvolle Reduzierung der Auflagen gibt es praktisch noch obendrauf.“
Die Produkte sind auch für kleine Adressbestände geeignet. Eine Bereinigung macht nachweislich schon ab ca. 3.000 Adressen Sinn. Dank der hohen Flexibilität bei der Verarbeitung von Daten in verschiedenen Formaten wie etwa Excel und CSV ist der technische Aufwand für Kunden denkbar gering. So können auch kleinere Unternehmen und Organisationen die Vorteile eines optimal gepflegten Adressbestandes nutzen.
Mehr zu den umfangreichen Service-Leistungen der SAZ-Gruppe finden Sie hier.