Von Tanja Kaun
Anfang des kommenden Jahres landen wieder hunderttausende Zuwendungsbestätigungen in deutschen Briefkästen. © fotolia.com
2016 neigt sich dem Ende zu – und damit auch das Spendenjahr. Für viele gemeinnützige Organisationen ist es zum Jahresbeginn wieder soweit: Die Zuwendungsbestätigungen werden an die Spender versandt.
Somit startet das Jahr mit einem sehr wichtigen Mailing, das mit viel Arbeit und hohen Kosten verbunden ist. Die Formulare müssen exakt den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, die sich häufig ändern. Eine Prüfung vom Steuerberater ist dabei unbedingt ratsam.
Darüber hinaus müssen die Spenden buchhalterisch genau bestätigt werden. Schließlich wird das Formular vom Spender mit der Steuererklärung an das Finanzamt weitergeleitet und kann so für den Förderer steuermindernd wirken. Eine solche perfekte Protokollierung kann nur eine leistungsstarke Datenbank gewährleisten, denn nicht nur die Spendeneingänge sind zu bestätigen. Auch jede Rücküberweisung oder zurückgerufene Lastschrift muss berücksichtigt werden.
Zudem ist der Versand der Zuwendungsbestätigung verhältnismäßig teuer – wegen des hohen Personalisierungsgrades muss die Aussendung mit dem Formular als voll bezahlter Brief verschickt werden. Die Portokosten liegen dadurch erheblich höher als beim normalen Dialogpost-Mailing.
Neben den strikten Formalitäten, die unbedingt eingehalten werden müssen, nutzen immer mehr Organisationen den Versand der Zuwendungsbestätigung, um auf den weiteren Mailing-Bestandteilen Informationen zu platzieren. Keine leichte Aufgabe, da die Pflichtelemente des Mailings bereits einen erheblichen Anteil des limitierten Inhalts ausmachen.
Sie lassen das vergangene Jahr Revue passieren und blicken auf das begonnene voraus. Was wurde dank der Spenden bewirkt? Was sind die Ziele für das neue Jahr? So ergibt sich die Chance, den Versand der Zuwendungsbestätigung zum Dialog mit dem Spender zu nutzen und die Aussendung so gleichzeitig zu einem wichtigen Instrument der Spenderbindung zu machen. SAZ empfiehlt, dem Mailing unbedingt einen Zahlschein beizulegen, um dem Förderer die Möglichkeit zur erneuten Spende zu eröffnen.
Noch ein Ratschlag: Platzieren Sie auf dem Umschlag den Hinweis, dass der Brief wichtige Unterlagen enthält. Dadurch erhöht sich die Öffnungsquote und es wird vermieden, dass der Brief ungeöffnet im Papierkorb landet. Achten Sie darauf, dass Ihr Mailing maximal 20 Gramm wiegt, denn das Porto für das Mailing ist ohnehin schon teuer, jenseits dieser Gewichtsgrenze erhöhen sich die Kosten immens.
Wollen Sie den Versand Ihrer Zuwendungsbestätigung in professionelle Hände legen? Dann steht Ihnen der SAZ-Kundenberater Ulrich Wilk gern als Ansprechpartner zur Verfügung: ulrich.wilk@saz.com, Tel. +49 (0)5137 88-1204, fundraising.saz.com.